Hvordan  du får hybride møder til at fungere

4
okt

Lena Nørbæk , 4. oktober 2021

Hvordan du får hybride møder til at fungere? - men først, tænk på om mødet overhovedet behøves!

Vi er på vej ind i en ny norm, og mange tænker på, hvordan hybridmøder bedst kan gennemføres. Men vent! Inden du begynder at tænke på at mødes, skal du først tænke over dette: Har du overhovedet brug for at have et møde? For ikke så længe siden talte jeg med en, der havde 11 møder i kalenderen, ikke for ugen, men på en dag !! 

Mange mennesker har meget at vinde ved at arbejde mere asynkront, hvor det er muligt. Stil gerne dig selv disse spørgsmål:

  • For at komme videre med opgaven / projektet - skal vi så arbejde sammen på opgaven på samme tid? Hvis du har brug for afklaring eller andres input, kan det være lige så effektivt at arbejde asynkront i et fælles dokument eller komme med input i en e-mail eller i et indlæg, for eksempel en Teams-gruppe. Hvis du skal bede nogen om noget, kan det gøres ved for eksempel at give opgaven gennem opgaver i Teams. Tænk over at finde den kommunikationskanal, der passer dig bedst.
  • Har du behov for at se den / de andre? Hvis du er afhængig af tovejskommunikation, kan et møde eller et telefonopkald være mest effektivt, mens en chat kan være mere effektiv til hurtige afklaringer.
  • For at undgå unødvendig brug af mødetid på rapportering kan du f.eks. oprette et rapporteringsdokument i et fælles område, hvor alle giver deres input i god tid før mødet. Så kan en forberedelse til alle mødedeltagere være at gennemgå dokumentet på forhånd og forberede eventuelle spørgsmål og kommentarer. Derefter bruger du fælles mødetid til interaktion, frem for noget, der kan gøres asynkront på forhånd.

MEN, HVAD MED DE MØDER, VI SKAL HAVE OG BØR HAVE? HER ER NOGLE TIPS!

  1. Først og fremmest er det vigtigt at afsætte lidt tid til at planlægge hybridmøder. Tænk over, hvordan du vil involvere alle uanset placering; hav et klart formål og en dagsorden for mødet. Som mødeleder bør du tænke over, hvem du skal fokusere på. Skærmen, så du kan se på dem, der sidder et andet sted? Dem der sidder i rummet? Variere?
  2. God mødeledelse, men også god mødekultur, betyder at alle deltager. Vær tydelig på, hvilke roller den enkelte har i mødet. Kan noget forberedes på forhånd for at spare tid? Prøv at arbejde mere asynkront for at undgå unødvendig mødetid. Lav nogle enkle spilleregler; fx. Hvad vil det sige at være en god mødedeltager? Hvordan tager vi ordet? Hvordan fordeler vi mødetiden mellem os?
  3. Undgå at have nogen "hængende på væggen". Alle skal logge ind på Teams / Zoom fra deres respektive pc'er, så alle kan se hinandens ansigter. Dem, der sidder på kontoret, deler en fælles lydkilde, resten muter. Beslut, at alle skal have et kamera på deres pc. Hvis du vil diskutere i grupper, anbefaler vi, at der opdeles i grupper på tværs af lokationen - brug breakout-rooms i Teams. 
  4. Vi kan godt lide at grine og have det sjovt, vi trænger til at blive koblet sammen igen - vælg at gøre noget lidt uden for dagsordenen! Brug energizers til at øge energiniveauet, få fælles energi - søg efter digitale energizers, der er masser! Energizers kan bruges til at tjekke ind på mødet eller til at få noget energi midt i mødet.
  5. Kør en hurtig spørgerunde efter mødet for at lære, hvad virkede? Hvad kan vi gøre bedre næste gang? Vær åben om, at vi prøver og fejler for at lære og blive bedre. Vi har brug for hinandens feedback for at udvikle os.
  6. Brug forskellige involveringsværktøjer, alt fra meningsmålinger til Mentimeter, Miro, Padlets, brug chat, løft din hånd digitalt uanset om du er on- eller offsite - test og prøv at lege lidt med forskellige værktøjer! Det skaber meget mere energi og engagement. Det giver også bedre involvering af alle - uanset om du er indadvendt, udadvendt eller noget derimellem.
  7. Tag gerne en diskussion og aftal hvilke møder der kan / skal være 100% digitale og hvilke møder vi bør / skal have fysisk. Kultur handler også om, hvordan vi interagerer med os selv. Tænk også over, hvor bæredygtigt og passende et fysisk, hybrid eller helt digitalt møde er:
    • Hvad er økonomisk og mest effektivt med hensyn til formål, dagsorden og ønsket resultat af mødet? Eks. er det et status- eller rapporteringsmøde eller er det en workshop eller et kreativt møde, måske er formålet med mødet at bygge relationer?
    • Hvad er socialt bæredygtigt for deltagerne? Eks. den tid det tager, og hvad der er passende for både mestring og kognitive ressourcer.
    • Hvad er miljømæssigt bæredygtigt? Hvilken indflydelse har mødeformen på miljøet?

Vil du være helt i front med hensyn til at køre digitale møder? Så bør du downloade vores 5 hacks til at blive  netop det! Forresten, så kan disse tricks også bruges i hybrid- og fysiske møder.

5 TIPS TIL BEDRE DIGITALE MØDER

Lena Nørbæk

Lena Nørbæk


Lena Nørbæk er Sales Executive hos Amesto Solutions med speciale i forandringsledelse og processerne omkring implementering af nye systemer. Lena har arbejdet med ledelse, HR og kommunikation siden 2010 og har desuden læst en HD i organisation og ledelse.

Lena kan træffes på telefon +45 26799902