Hvordan skaber du struktur på HR i din virksomhed?

Hvordan du skaber struktur på HR i din virksomhed

27
jan

Lena Nørbæk , 27. januar 2021

HR-Årshjulet

Få bedre struktur på HR-aktiviterne

Oplever du også at du ikke har et fuldstændigt overblik over alle HR-aktiviteterne i din virksomhed?

Måske fylder HR og personaleledelse ikke så meget i dagligdagen lige nu, men efterhånden som virksomheden vokser, og der kommer flere medarbejdere til, vil processer, som før ikke var tunge og tidskrævende blive det. Ligeledes bliver der til stadighed stillet større krav fra omgivelserne - GDPR, fagforeningsregler og anden lovgivning.  Således giver det god mening – allerede nu – at skabe struktur og overskuelighed i det HR-arbejde og de HR-aktiviteter, som I gennemfører.

Start med at danne dig et overblik

Inden du går i gang med at udvikle nye aktiviteter og indfører nye rutiner, så skal du starte med at danne dig et overblik over hvad der allerede sker i virksomheden af HR-aktiviteter. For at få alle aktiviteterne og processer med, så kan du prøve at følge medarbejderrejsen fra start til slut. Det er alt fra rekruttering, MUS-samtaler, personalepolitikker og personalehåndbog til fester, sygefravær og offboarding.

Ting, som du fx skal tage højde for i et årshjul

  • Medarbejder udviklingssamtaler
  • Julefrokost
  • Personalekonference (Kick-off)
  • Ledermøder med kvartalsstatus
  • Personalemøder
  • Strategiplanlægning
  • Krav fra myndigheder om tidspunkter for indberetninger
  • APV
  • Udarbejdelse af næste årshjul

Næste skridt er at kortlægge alle dine HR-aktiviteter i takt med årets gang. Det er her begrebet ”HR-Årshjulet” kommer ind. Det er ikke bare en metafor for ’overblik’, men et konkret produkt i form af et hjul eller en tidslinje, som lister alle HR-begivenheder som gentages ugentligt/månedligt/årligt eller med andre intervaller, hvor du kan tegne et billede af HR-året i virksomheden.

Ved at lave et årshjul, får du et bedre overblik over hvilke ting der skal laves hvornår, og derved kan du og virksomheden som helhed bedre planlægge og afsætte den nødvendige tid til forberedelse og gennemførsel af opgaver og aktiviteter. Samtidig vil HR-årshjulet give medarbejderne en tryghed i de HR-processer, som gennemføres i virksomheden.

Selvom du måske i første omgang ikke har så mange deciderede HR-aktiviteter, så er der helt sikkert nogle som for eksempel faste personalemøder eller lønsamtaler og MUS-samtaler. Læs mere her  Det kan også være fester, som den årlige julefrokost eller måske en sommerfest, er sociale arrangementer der også falder ind under HR-aktiviteter.

Når du så har kortlagt alle HR-aktiviteter i virksomheden, så har du overblik over HVAD der skal gøres, HVORNÅR det skal gøres, HVEM der skal involveres og ikke mindst hvem der er ansvarlig for opgaven.

Overblikket og den nyfundne struktur vil måske bidrage til at tænke lidt over om aktiviteterne ligger optimalt, og om det er de rigtige aktiviteter der prioriteres, samt om der mangler noget. Måske er det smartere at holde ledermødet inden personalemødet? Eller MUS-samtalen inden lønsamtalen, samt at inkludere en statussamtale ud over MUS’en. Ved at afholde de rigtige aktiviteter i den rigtige rækkefølge, vil der komme et naturligt flow i kommunikationen og uheldige misforståelser kan undgås.

Dit nyfundne overblik vil også give dig en fordel, når du skal planlægge større HR-projekter. Dette kunne fx være implementeringen af et nyt HR-system eller forankringen af en ny e-learningsplatform, da denne form for projekter er ofte tidskrævende og kommer oveni de eksisterende HR-opgaver og aktiviteter. Læs mere om hvorfor et HR-system er afgørende for din virksomhed. 

Større udbytte af de samme midler

Det ideelle HR årshjul rummer alle de medarbejderaktiviteter, du kender, og som fortsat giver mening. Alle de traditioner og årlige begivenheder, der samler jer. Men det rummer også de oplevelser og den udvikling, der vil skabe en større sammenhæng og et større vækstpotentiale i din virksomhed

Det sker desværre ofte at enten tid eller midler til det gode HR-arbejde slipper op og det kan desværre resultere i både røde tal, manglende udvikling og medarbejderflugt. Ved at skabe en fælles bevidsthed for hele HR årshjulet i din virksomhed, skaber du en tryghed og sikre udbytte på alle niveauer i virksomheden.

  • Ledelsen ved, at der taget højde for alle HR-initiativer året rundt
  • Medarbejderne ved, at de er sikret udvikling og oplevelser med høj faglighed og stor variation
  • Personaleforeningen ved, at der er styr på årets personalearrangementer
  • HR-afdelingen ved, at de er på forkant med både budget og udvikling

For at få det største udbytte af dit HR årshjul, skal du huske at taget det op til revurdering mindst en gang om året. Dette er for at sikre at årshjulet, stadigvæk indeholder værdifulde og relevante opgaver og aktiviteter for din virksomhed.

Lena Nørbæk

Lena Nørbæk


Lena Nørbæk er Sales Executive hos Amesto Solutions med speciale i forandringsledelse og processerne omkring implementering af nye systemer. Lena har arbejdet med ledelse, HR og kommunikation siden 2010 og har desuden læst en HD i organisation og ledelse.

Lena kan træffes på telefon +45 26799902