Kan jeg fylde mere brændstof på min Visma-løsning?

Visma

Kan jeg fylde mere brændstof på min Visma-løsning?

Visma

Kan jeg fylde mere brændstof på min Visma-løsning?

19
okt

Visma

Kan jeg fylde mere brændstof på min Visma-løsning?

Svaret er meget kort: JA – og brændstoffet hedder Visma WebServices. En Visma-installation uden Visma WebServices svarer til at køre i bil med meget lidt brændstof – Det kan godt lade sig gøre, men det er tungt, koster mange kræfter og er ikke særlig stabilt.

En typisk organisation sender hver dag mange forskellige formularer ud: tilbud, ordrebekræftelse, faktura, rykker, rentenota, m.v. For det meste sendes formularerne med forskellige metoder i form af for eksempel e-mail, print, EDI og XML. For den enkelte medarbejder tager det hver dag meget tid at danne dokumenter, validere og afsende dem på den rigtige måde, og det er ofte en proces, der tager 4-6 minutter pr. dokument, der afsendes. Når en typisk organisation med 10 medarbejdere og ca. 50 ordrer pr. dag afsender mellem 75-100 dokumenter om dagen, bruges der en del tid på denne proces – faktisk ca. 600 minutter, dvs. 10 timer pr. dag.

 

Hvordan kan Visma WebServices gøre en forskel?

Eksempel 1: Automatisk afsendelse af ordrebekræftelse, tilbud og faktura 

Medarbejderen indtaster sin ordre til den rigtige kunde med de korrekte produkter. Ved kundens stamdata er der indtastet, at kunden skal modtage ordrebekræftelse, tilbud og faktura på e-mail til kontaktpersonen. Når medarbejderen er færdig med at indtaste sine ordrer, klikker han/hun på en knap til afsendelse. Knappen aktiverer WebServices, som validerer ordren for korrekt DB, beholdning, ordreinformationer, m.v. Derefter afsender WebServices automatisk et tilbud på e-mail eller en ordrebekræftelse.

Hele processen foregår i baggrunden, uden at medarbejderen skal gøre noget eller skal vente på, at systemet afslutter processen. Det sparer tid for den enkelte medarbejder, som bare kan arbejde videre med en ny ordre, mens processen udføres.

Eksempel 2: Automatiserede import-, eksport-, og validerings-rutiner 

Alle import-, eksport-, og validerings-rutiner kan automatiseres via WebServices, da de kan sættes til at køre automatisk på et bestemt tidspunkt med høj stabilitet og hastighed. Hele processen foregår uden, at medarbejderes skal involvere sig.

Uden WebServices skal processen deles op i flere processer og overvåges af en medarbejder, hvilket nemt kan tage op til 20-24 timer. Med WebServices skal jobbet blot startes, hvorefter det tager max. 2-3 timer uden overvågning og med en langt højere stabilitet. Løsningen er specielt egnet ved samle-fakturering. Vi har hos flere kunder oplevet, at selve afviklingen bliver optimeret med mere end 500 % - ved ca. 2500 ordrer på ca. 1000 fakturaer, som afsendes på e-mail eller udskrives. Så der er meget tid og mange ressourcer at spare.

Hvordan kan din virksomhed bruge WebServices?

Kontakt os på tlf. 49 22 46 46 for flere eksempler og en uforpligtende snak om, hvordan Webervice kan blive brændstof i din virksomhed.

Med venlig hilsen
Klaus Kristensen, Salgschef

Læs mere om Visma WebServices