Den optimale rekrutteringsproces – en komplet guide

HRM

Den optimale rekrutteringsproces – en komplet guide

At rekruttere en ny kollega til dit team eller til din organisation kan være en tung proces, hvis du ikke har styr på processen.

HRM

Den optimale rekrutteringsproces – en komplet guide

At rekruttere en ny kollega til dit team eller til din organisation kan være en tung proces, hvis du ikke har styr på processen.

11
maj

Lena Nørbæk , 11. maj 2020

Den optimale rekrutteringsproces – en komplet guide

Rekruttering kan føles som en større videnskab, der kræver mange ressourcer og ofte er en tung proces. Du kan naturligvis også bare være heldig og finde den perfekte kandidat, men held har det med at slippe op. Når det sker, så ender du med en fejlrekruttering, og dét ønsker ingen. Bliv klogere 

Hvordan håndterer du din rekruttering?

At rekruttere en ny kollega til dit team eller til din organisation kan være en tung proces, hvis du ikke har styr på processen.

Det er oven i købet også dyrt at fejlrekruttere – for begge partner. En fejlrekruttering kan koste en halv million eller mere. Det er en omkostning, som ingen har lyst til. Derfor ser vi på at rekruttere korrekt i første omgang og lægge ressourcer (både tid og penge) dér i stedet for på oprydning og ”damage control”.

Starten på en succesfuld rekruttering

En succesfuld rekruttering kan bygges op af helt enkelte trin, som du bare skal igennem.

Det første er en overvejelse, der går på, om du egentlig mangler en medarbejder? Ofte er motivet for at ansætte en ny kollega, at der er mere arbejde, end der er folk.

Her skal du gøre dig overvejelser, såsom om du har ansatte, der kan håndtere mere arbejde, eller om du kan omrokere ansvar og opgaver? Måske skal du finde en projektansættelse, en deltid eller en studentermedhjælper i stedet for en fuldtidsansat. Det vigtigste er i alle tilfælde, at du overvejer alle dine muligheder, inden du tager hul på en rekrutteringsproces.

Sæt gang i rekrutteringsprocessen

Det næste trin vil være at sætte gang i selve rekrutteringsprocessen. Det er nu, du skal definere, hvad det er, du mangler i dit team.

Udarbejd en liste med de kompetencer og kvalifikationer, du ønsker, skal være opfyldt. Hvad indeholder stillingen, hvad er de konkrete opgaver, den nye kollega skal være ansvarlig for, og til sidst skal du overveje, hvornår din nye medarbejder er en succes.

Hvilke opgaver skal hun (eller han) være i mål med inden for de første 6 måneder?

Sådan skriver du et stillingsopslag

Næste opgave er at skrive et stillingsopslag. Se på denne opgave som en salgstale, hvor det handler om at sælge din virksomhed – men husk ikke at oversælge!

Du skal eksempelvis ikke skrive noget om en lederstilling, hvis det ikke er en lederstilling. Det er vigtigt, at du får tegnet så præcist et billede af den aktuelle stilling som muligt.

Målet er jo at finde en medarbejder, som kan, vil og bliver motiveret af de opgaver, jobbet indebærer.

En god stillingsprofil indeholder typisk;

  • En kort beskrivelse af virksomheden og funktionen/afdelingen
  • Overordnet beskrivelse af stillingen, og hvordan den skal skabe værdi
  • Opgaver, ansvar og kvalifikationer, jobbet indeholder
  • Minimumskrav til kandidater, der skal komme i betragtning til stillingen
  • Stillingens organisatoriske placering og reference
  • Nærmeste samarbejdspartnere (internt og eksternt)
  • Hvordan stillingen indgår i virksomhedens karriereudvikling
  • Hvad kandidaten tilbydes
  • Lønramme
  • Succeskriterier og mål

 

Når du har den stillingsprofil – og selve stillingsopslaget – på plads, skal du lægge en plan for din rekruttering.

Hvordan tiltrækker du de bedst kvalificerede kandidater?

Nu gælder det om at sikre, du tiltrækker de rigtige kandidater med dit stillingsopslag.

Her skal du overveje hvilke medier, du skal benytte for at ramme den ønskede målgruppe af kandidater. Det gælder også annonceringsperioden. Der skal indhentes et minimum af kandidater at vælge imellem, og det betyder også, at du skal se på muligheden for at bruge eksterne rekrutteringspartnere.

Hvilke CV-databaser vil være mest attraktive at bruge? Skal kandidaterne testes? Hvis ja, skal det så både være personlighed og faglighed?

Når du har gjort dig overvejelser om dette, kan du starte selve annonceringen og derved gennemføre din rekrutteringsplan.

Gennemgang af ansøgere

Næste trin er gennemgang af ansøgninger og udarbejdelse af din shortlist. Du skal nu læse alle ansøgninger igennem og fordele dem i 3 kategorier.

  1. De som opfylder minimumskrav
  2. Måske egnede kandidater
  3. Kandidater, som du skal give et afslag til

I den første kategori skal du finde din shortlist. Det er de 4-6 kandidater, som du vil indkalde til samtale (eller interview, om du vil).

Du kan med fordel lave en pre-screening af kandidaterne på telefon, hvis der er ting, du ønsker at få opklaret i en ansøgning.  Igen, så er dette blot endnu et skridt på vejen mod at rekruttere korrekt og undgå spild af både din og kandidatens tid.

Som du kan fornemme i ovenstående tekst, er det enormt hårdt og langtrukkent arbejde at gennemgå og screene ansøgninger. Det er dog nødvendigt, hvis du ønsker at ansætte den rigtige person.

Effektiv rekruttering er en lang proces – men den lønner sig!

Det tager lang tid at rekruttere effektivt. Til at hjælpe med at korte ned på rekrutteringsprocessen findes en række systemer, der kan hjælpe med at administrere ansøgere.

Med indførelsen af GDPR i 2018 er der en lang række arbejdsgange, et HR- eller rekrutteringssystem kan lette betydeligt. Opbevaring og sletning af personoplysninger, indsamling af kandidaternes samtykke og for at undgå at modtage printet materiale.

Husk forberedelse til ansættelsessamtalen

Ansættelsessamtalen er næste trin i din rekrutteringsproces. Her er det igen vigtigt, at du forbereder dig og laver en struktur for ansættelsessamtalen.

Gør dig klart inden samtalerne, hvad du gerne vil have svar på, og hvordan du får det.

Det er dig, der skal sætte rammerne for samtalen, så sørg for, at interviewet tager afsæt i det, du ønsker. Skal kandidaterne eksempelvis igennem en case, eller skal der gennemføres en test?

Til selve samtalen kan du med fordel lave en interviewguide, der sikrer, at du får spurgt alle kandidaterne om det samme og derved giver alle den samme mulighed for at svare for sig.

Det er nemlig også dit ansvar at skabe den rette stemning for samtalen og derved de bedste forudsætninger for, at kandidaten åbner op og giver ærlige svar. Spørg ind til kandidatens tidligere erfaringer frem for at fremsætte hypotetiske situationer.

Hvem skal være din nye medarbejder?

Nu skal du til at tage et valg: Hvem har klaret samtaler og test bedst og skal nu være din nye medarbejder?

Ofte vil der være to grupper, du kan opdele kandidaterne i til formålet. Den ene gruppe er den, hvor kandidaten er et godt match med kulturen, men lidt usikre på kvalifikationerne. Den anden gruppe vil være den, hvor kandidaten har de rette kvalifikationer, men hvor du ikke er sikker på, at der er et match med kulturen.

Et godt perspektiv i denne overvejelse vil være at vægte de kandidater, som er et godt match med kulturen. Det vil altid være kandidatens personlighed, der er afgørende i forhold til samarbejde med kollegaer og det sociale miljø på arbejdspladsen.

Kandidaten er fundet… hvad nu?

Når du har taget dit valg og talt med kandidaten om din beslutning, så mangler du kun et sidste trin: Din onboarding af din nye medarbejder.

Her må du endelig ikke hvile på laurbærrene og glemme dette altafgørende trin i rekrutteringsprocessen. Du er nemlig ikke færdig endnu!

Sørg for at få lavet en struktureret plan for onboardingen. Den nye medarbejder har brug for at føle sig som en del af noget, og derfor skal medarbejderen hurtigt og sikkert integreres i virksomheden og derved finde sin plads.

Her kan du passende trække på de overvejelser, du gjorde dig i forbindelse med rekrutteringsplanen: Hvornår er din nye medarbejder en succes?  

Sammen med medarbejderen kan I skabe en helt klar forventning om målene for succes. Det kan f.eks. ske ved, at medarbejderen har viden om kultur, produkter m.m. Eller det kan ske ved, at medarbejderen får et helt klart og defineret projekt, som hun har ansvaret for.

Selvom en rekrutteringsproces er langvarig og ressourcetung, så er den største opgave først lige begyndt ved ansættelsen, nemlig at fastholde medarbejderen. At motivere og udvikle sine medarbejdere, så de ser den værdi, de skaber og føler, at de gør en forskel, er en tidskrævende og stor opgave, som først starter ved ansættelsesdatoen.  

Skal du bruge hjælp til rekrutteringsprocessen?

Hos Amesto Solutions har vi arbejdet med HR og rekruttering gennem en årrække, så du kan naturligvis få hjælp til alt vedrørende rekrutteringsprocessen via os. Hvad end det gælder konsulenthjælp til selv at klare opgaven eller et ønske om at outsource rekruttering til os.

Lena Nørbæk

Lena Nørbæk


HRM-konsulent

Lena Nørbæk er HR Konsulent hos Amesto Solutions. Lena har arbejdet med ledelse, HR og kommunikation siden 2010 og har udover sin praktiske erfaring med ledelse også læst en HD i organisation og ledelse.

Lena kan træffes på telefon +45 26799902