Stil de rigtige krav til din systemleverandør!

De to mest almindelige årsager til, at virksomheder skifter deres forretningssystem er, at de sidder i et forældet system, der ikke længere udvikles, eller at de bruger et forretningssystem, der passer til mindre virksomheder, og at virksomheden nu er vokset ud af løsningen.

For at være sikker på, at det nye system understøtter virksomhedens behov, udvikler mange en form for kravsspecifikation eller et RFP-grundlag. I mange tilfælde, er det ofte dette RFP-grundlag, som leverandørerne bruger til at komme med deres forslag/tilbud. 

Den mest almindelige fejl vi ser, når virksomheder ser på nye løsninger, er, at de har for meget fokus på, hvordan de fungerer i dag, og at alt skal understøttes i den nye løsning, plus noget ekstra funktionalitet, som de manglede i deres gamle løsning. Det betyder, at virksomheden risikerer kun at forbedre sig med nogle få procent, når de skifter forretningssystem. Vi synes, at man skal investere i en større forbedring med effektiviseringsgevinster, som kan ses på bundlinien.

Hvad kan en forbedring på 50 % føre til?

• Administrer dobbelt så mange juridiske enheder med samme arbejdsstyrke
• Gå fra 6 til 3 personer i økonomiafdelingen
• Lad medarbejderne arbejde 50 % af deres tid med analyser i stedet for med administration
• Lagerpersonalet kan håndtere dobbelt så mange ordrer uden øget arbejdsbyrde/overtid
• En leder styrer sit rapport- og analysearbejde inden for normal arbejdstid

Hvordan kommer du dertil?

• Administrer forskellige valutakurser og konvertering
• Bankfil for betalinger til og fra bank
• Momsrapport for danskk momsstyring
• Indlæsning af kundebetalinger via fil
• Håndtering af periodiseringer

De fleste systemer håndterer allerede disse dele. Men spørgsmålet er, hvor meget bedre de forskellige flows bliver for dig som kunde, når du skifter systemer, hvis dine krav er præcis de samme, som du har i din nuværende løsning?

Et andet spørgsmål, du skal stille dig selv er, hvordan man sammenligner implementeringsomkostningerne mellem to systemer? Hvis et system som Visma.net har som standard i løsningen, at mange af disse flows kan håndteres automatisk, men andre systemer kræver en konsulentindsats for at opnå samme automatisering. Vores råd til dig, der skal skrive en kravliste eller en mere uddybet RFP, er derfor, efter samtaler med forskellige leverandører, rent faktisk at inddrage det, der kan forbedre din virksomhed, i kravsspecifikationen. Spørg leverandørerne, hvilke dele deres løsning kan forbedre, forenkle og hvor løsningen gør din virksomhed mere effektiv. Brug derefter dette i din kravspecifikation.

Skriv fx.:

• Betalinger fra forretningssystemet skal automatisk overføres til banken efter godkendelse
• Feedback på betaling skal ske automatisk og automatisk bogføres
• Momsrapport for dansk momshåndtering skal laves i baggrunden
• Indlæsning af kundebetalinger skal ske automatisk og ved 100% match også boogføres automatisk
• Periodiseringen skal ske automatisk med de intervaller, vi ønsker. Både faste periodiseringsnøgler såsom 3 måneder frem og baseret på de datointervaller der er valgt.

Identificer alle de områder, du i øjeblikket bruger tid på, og stil efter en snak med potentielle leverandører krav til mulighederne for at forbedre, forenkle og automatisere disse flows. Medtag derefter dette i kravspecifikationen.
På den måde får du implementeringsforslag fra de forskellige leverandører, der er sammenlignelige, du får leverandørerne til at tænke i forbedringer og du får en løsning, hvor du kan nærme dig en 50% forbedring fremfor en 5% forbedring i forhold til dit gamle system.