10 vigtige automatiseringer for din organisation.

Når du skal vurderer et nyt økonomisystem, ser du normalt på bredden og dybden af ​​et systemet og sammenligner det med de behov, du har i din organisation. Og jo dyrere og mere komplekst et system har været, jo større er dybden og bredden. Men fremover bliver det mere og mere vigtigt at se på et tredje mål, nemlig graden af ​​automatiseringsmuligheder. Vi går fra at arbejde manuelt med meget papir til at automatisere, effektivisere og digitalisere.

Moderne cloud-baserede forretningssystemer som Visma.net har funktioner, der muliggør automatisering gennem simple indstillinger og uden dybere rådgivning eller programmering.

Her er en liste over 10 automatiseringer, der vil spare tid og gøre din organisation mere effektiv.

1. Betalingsrutiner

Mange arbejder stadig med filer, der skal sendes til og fra banken. Når du har fået tilbagemelding fra banken, skal du manuelt gå ind og sætte kryds i økonomisystemet.

Ved at automatisere dette flow med en bankintegration (som i Visma.net hedder Visma.net Autopay) sparer du en masse tid og du har altid opdateret information i deres forretningssystem. Disse rutiner skal naturligvis fungere for både indenlandske og udenlandske betalinger.

2. Matching og bogføring af betalinger

Dine kundebetalinger og andre kontohændelser bør automatisk komme ind i dit forretningssystem uden filhåndtering. Ved at modtage dem automatisk og derefter tilføje et automatiseret match (f.eks. på OCR, fakturanummer), skal betalingen kunne bogføres og lukkes automatisk.

Ved at automatisere dette flow kan du fokusere på betalinger, der afviger og sikre, at rykkerhåndteringen starter hurtigere, end hvis det er afhængigt af, at du har haft tid til at markere betalingerne manuelt.

3. Leverandørfakturastyring

Hvis du stadig arbejder manuelt med dine leverandørfakturaer, er dette område den del, hvor du sparer mest tid. Det er ikke ualmindeligt at spare 20-40 timer om ugen på at automatisere og digitalisere flowet fra modtagelse af leverandørfakturaer, indtastning i forretningssystemet, certificering og derefter sendt til betaling.

Med en moderne løsning skal du kunne modtage e-fakturaer, PDF og breve. Uanset hvordan de kommer ind, bør de ende samme sted i dit forretningssystem og blive håndteret på samme måde af dig. Ved at automatisere, hvordan fakturaerne skal føres videre ud fra leverandøren, beløb eller andre oplysninger, kan de gå direkte ind i et attestflow, som du har besluttet eller direkte til betaling. Eksempler på fakturaer du ikke ønsker at attestere kan være en telefonfaktura indenfor et bestemt beløb, disse kan så gå direkte til betaling mens andre fakturaer håndteres i det digitale certifikat flow. Når en faktura er attesteret, bestemmer du selv, om den automatisk skal med i betalingsforslaget, eller om du ønsker et ekstra check.

4. Afskrivninger på anlæg og periodisering

Dit anlægsregister skal helst håndteres i samme løsning som økonomisystemet. Dette er for at muliggøre automatisering af afskrivninger og enkelheden ved at skabe et ny anlægsaktiv baseret på en leverandørfaktura. Når først anlægget er sat op, skal du aldrig tænke på at gennemføre afskrivningerne, disse sker automatisk i regnskabet.

Mange ønsker at kunne periodisere både indtægter og udgifter. Dette bør ske helt automatisk. Når du har valgt en periodiseringsnøgle eller et datointerval for periodiseringen, bør dette ske automatisk. Systemet vil håndtere dette for dig.

5. Momsindberetning

Dit system bør være tilpasset de landes love og regler, som virksomheden opererer i. Ved at have dette indbygget i systemet, og at systemleverandøren er ansvarlig for, at dette altid er opdateret, skal du aldrig bekymre dig om at have et system, der ikke understøtter de seneste lovkrav, bankregler eller regler og formater for e-fakturaer.

Ved at have færdige skabeloner til dette, kan systemer som Visma.net automatisk oprette din momsindberetning. Det er så nemt at tjekke og klar til at blive sendt til Skattestyrelsen. Visma.net har færdige skabeloner til virksomheder i landene Sverige, Norge, Danmark, Finland og Holland, disse lande kan kombineres i én og samme Visma.net installation.

6. Fakturering af tid

Mange servicevirksomheder bruger meget tid på at få tilsendt kundefakturaer hver måned. Arbejder du med tidsfakturering, kan du vinde megen tid på at automatisere dette ved nemt at få tiden ind i økonomisystemet, så snart den er godkendt. Her er mulighederne for at arbejde i et system, der allerede er forbundet med dit økonomisystem såsom Visma.net og Visma.net Project Management eller at bygge en API-integration mellem dit forretningssystem og det tids- og projektsystem, du bruger i dag.

Ved at arbejde på denne måde kan du formentlig fakturere meget hurtigere, end du gør i dag, hvilket forbedrer dit cash flow og gør, at du har tid til overs til andet end at opsætte fakturabilag.

Virksomheder, der anvender et moderne tids- og projektsystem som Visma.net Project Management, øger i de fleste tilfælde også deres faktureringsprocent, da det gør det muligt for brugeren nemt at indberette sin tid i projektet. I tidsrapportering, der foretages ofte og nemt, har den, der skal indberette, en tendens til at gå glip af færre timer end ved tidsrapportering, der sker sjældnere.

7. Fakturering af leverede varer

Dit lager- og logistiksystem skal være i samme løsning som dit økonomisystem. Ved at have disse tæt forbundet med hinanden, kan du automatisere afsendelsen af ​​kundefakturaer, når dine ordrer er blevet leveret. På denne måde automatiserer du dette trin og mindsker risikoen for at gå glip af fakturering af dine ordrer.

8. Tilbagevendende fakturering / kontraktfakturering

Er du en virksomhed, der fakturerer løbende aftaler eller andet til dine kunder, månedligt, kvartalsvis eller årligt, har du meget tid at spare på at bruge en funktion til løbende fakturering eller endda et kontraktfaktureringsmodul, der giver dig mulighed for at holde styr på aftaler, der ligger hos dine kunder.

Med et system til styring af løbende fakturering, uploader du kun fakturadokumentationen én gang, så håndterer systemet dette automatisk så længe du ønsker at fakturaen skal sendes.

9. Udsendelse af kundefakturaer, rykkere og inkasso

Lad systemet håndtere alle former for afsendelse af kundefakturaer, e-fakturaer, mails med PDF eller breve. Ved at bruge systemets muligheder for at udsende kundefakturaer, gerne med e-faktura, får du bedre styr på dine kundefakturaer, e-fakturaer prioriteres ofte af kunderne når de betaler, det er billigere end at sende post og du er med til at digitalisere hele samfundet. Ved så at koble automatiske rykkere og inkassorutiner sammen, får du et perfekt flow i håndteringen af ​​kundefakturaer.

10. Rapporter, analyser og realtidsopfølgning

Vi møder ofte økonomidirektører, der sidder halve og hele søndage og kæmper med rapporter til mandagens ledelsesmøde. Det er i princippet altid den samme rapport, men de får ikke tallene automatisk i rapporten, i stedet skal de sidde og klippe og indsætte nye data hver gang. De af jer, der genkender jer selv i dette, ved, hvor meget tid der ville blive sparet, hvis I fik tallene offentliggjort direkte i rapporten.

En automatisering af indhentning af data til rapporter / analyser / dashboards giver dig mulighed for at sætte mere fokus på analyser og handlingsforslag.

Vil du også spare tid, effektivisere og digitalisere? Kontakt os, så hjælper vi dig i gang.