Forretningssystem i skyen | Få fremsidssikret ERP hos Amesto

Amesto har hjulpet cirka 20 virksomheder med at flytte til det nye forretningssystem Business NXT, siden systemet blev lanceret i maj 2023. Mange har haft traditionelle on-premise systemer, som udfases.

"Interessen er stor. Mange ønsker at automatisere processer og høste fordelene fra et moderne skybaseret ERP-system som Business NXT," forklarer Frogner.

Vil du vide mere om fordelene ved at flytte dit forretningssystem til skyen? Læs vores guide.

Bistår fra A til Å.

Amesto bistår virksomheder gennem hele flytteprocessen, fra at kortlægge behov, arbejdsprocesser og sætte konkrete mål - til implementering, træning og gevinstrealisering.

"Virksomheder, der lykkes bedst, har klare mål og en plan for ændringen. Tager man for let på den indledende kortlægning, bliver processen tungere," siger Frogner.

Han mener, at det ofte er en god tilgang at beskrive brugerscenarier for at sætte klare mål.

"Beskriv, hvordan arbejdsprocesser udføres i dag. Tag for eksempel håndtering af indkommende fakturaer; hvordan modtages de, hvem modtager dem, og hvad sker der herefter, indtil opgaven er løst? Derefter kan man beskrive, hvordan man ønsker, at arbejdsprocessen skal være med det nye system. Hvor lang tid skal man bruge? Hvor mange er involveret i processen?" siger Frogner.

Sådanne præcise beskrivelser hjælper både virksomheden og Amesto med at få klarhed over ambitionsniveau og ønsket resultat.

"Godt forarbejde er en forudsætning for en succesfuld proces. Og virksomheder, der tager dette alvorligt, får i højere grad resten af organisationen med på den vigtige ændring," siger Frogner.

Han anbefaler at nedsætte en arbejdsgruppe for moderniseringen. Det er vigtigt, at en person leder projektet og føler ejerskab til processen.

"I forkant eller parallelt med forarbejdet er det vigtigt, at ledelsen stiller sig de overordnede strategiske spørgsmål. Hvilke behov har vi nu, og om 3-5 år? Det sætter retningslinjer for valg af løsning, og ikke mindst opsætning og funktionalitet," siger Frogner.

Specialløsninger kan nemt tilføjes, men start gerne med standardfunktioner

Han beskriver en revolution inden for ERP-systemer muliggjort af sky-løsninger, åbne API'er og kunstig intelligens, hvor specialløsninger nemt kan tilføjes, næsten på samme måde som med smartphones; nye apps kan tilføjes og slettes med få tryk.

"Moderne skybaserede systemer har åbne API'er. Det betyder, at det er nemt at tænde og slukke for nye specialmoduler. Dette er ofte et vigtigt argument for virksomheder, der flytter til skybaserede systemer. Du er med på den teknologiske udvikling og kan tilpasse systemet i takt med, at virksomhedens behov udvikler sig," forklarer han.

På samme måde som Apple har en egen App Store, har Visma et eget bibliotek af specialmoduler, der kan tilknyttes forretningssystemet.

Besøg Visma App Store og få en idé om specialmoduler, der kan integreres med Business NXT.

Frogner fortæller, at ERP-flytteprojekter kan være store og komplekse. Selv flytningen af data kan være gjort på få timer, men at ændre arbejdsprocesserne er mere tidskrævende. Samtidig er det netop i dette arbejde, at de store gevinster skabes.

Elefanten skal deles op i bidder og spises bid for bid.

"Mange vælger først at tage forretningssystemets standardiserede funktioner i brug, og på sigt udbygge med branche- og områdespecifikke specialløsninger. Det er for mange en fornuftig tilgang, blandt andet fordi du undgår 'innovationsgæld'."

Innovationsgæld handler enkelt forklaret om at bygge specialløsninger, der senere bliver forældede eller er lidt hensigtsmæssige at kontinuerligt opdatere i takt med, at virksomheden udvikler sig.

Frogner advarer mod at sammenligne omkostningerne for traditionelle on-premise løsninger direkte med sky-løsninger.

"Det er en almindelig fejl, og det er nemt at forstå, at mange begår denne fejl, fordi ansvar og tilhørende omkostninger fordeles meget forskelligt mellem on-premise og systemer i skyen. I de fleste tilfælde vil overgangen til skyen alene resultere i betydeligt lavere omkostninger, men det virkelig interessante er, når man tager gevinsterne, der skabes med i beregningen," fortæller en engageret Frogner.

«Simplifying Business»

Frogner fortæller, at det er let at blive begejstret og revet med af alle mulighederne, som netbaserede ERP-løsninger byder på. Han minder samtidig om, at de fleste virksomheder i første omgang bør fokusere på at ændre og automatisere arbejdsprocesserne, som i dag er tidskrævende, før man tager i brug branche- og specialløsninger. En åben tilgang til ændringsprocessen vil give det bedste resultat.

"Opgaver som for eksempel bilagshåndtering og ind- og udgående fakturaer går meget mere glidende takket være kunstig intelligens. Det sparer virksomheder for tid og penge, og det fører med sig, at flere ressourcer kan allokeres til strategiske formål," siger Frogner.

Han tilføjer, at det ikke er usædvanligt, at op til 90 procent af fakturabehandlingen kan automatiseres. Mennesker håndterer afvigelserne.

Fabian Karlinger

Det bekræftes af Fabian Karlinger, som ugentligt hjælper virksomheder med overgangen til Business NXT.

Han tilføjer eksempler som smidigere håndtering af ind- og udgående fakturaer, håndtering af bilag, og at systemet kan komme med forslag til indkøb baseret på lagerbeholdninger og anden indsigt fra virksomheden. – Det er kun fantasien, der sætter grænser for, hvordan arbejdsprocesser kan løses på smartere måder. At modernisere forretningssystemet skaber konkurrencefordele, hvis man tør slippe gamle rutiner og udnytte kraften fra den kunstige intelligens, der er indbygget i systemet, siger han.

"Mange bliver overraskede over, hvor meget lettere arbejdsprocesser løses med et moderne forretningssystem. I Business NXT findes der for eksempel en funktion, der hedder 'bogføringsregler', som over tid lærer, hvordan regnskabsmedarbejderen bogfører. Baseret på dette kommer systemet med forslag til, hvordan hver enkelt transaktion skal bogføres, og på sigt kan store dele af arbejdet automatiseres. Det er et af mange hundrede eksempler på, hvordan Business NXT og Amesto lever op til vores kundeløfte om at 'forenkle forretningen', siger han.

Start tidligt og stil spørgsmål om fordelene ved forskellige systemer.

Frogner fortæller, at en af de mest almindelige faldgruber er ikke at afsætte nok tid og ressourcer til at teste systemet.

"Efter at behov er identificeret, og nye arbejdsprocesser er fastlagt, flyttes grunddata fra det gamle system over til en testversion, så testningen af det nye system er så realistisk som muligt. Men ofte identificeres forbedringer, nye behov og ønsker, når systemet rent faktisk tages i brug. Det vidner om, at mange tager for let på testningen af systemet", siger Frogner.

Han fortæller, at mange, der skifter til et nyt system, undrer sig over, om de historiske data vil være tilgængelige.

"Svaret på det er ja. Ofte oprettes der en separat database, der let sikrer adgang til historiske data, men vi i Amesto ser, at det ofte vil være fornuftigt at oprette gode indsigtssystemer, der giver dig dataene hurtigere end at skulle søge dem op. Dette gælder især, hvis du går fra et Microsoft-produkt til et Visma-produkt. Hvis du migrerer direkte fra for eksempel Visma Business til Business NXT, får du alle data med det samme ind, og fortsætter med at arbejde med de samme data."

Han råder virksomheder, der har løsninger, der udfases, til at kontakte en professionel partner tidligt, overveje flere systemer og stille spørgsmål om fordelene ved de forskellige systemer.

"Når et ERP-system udfases, er der mange, der skal have hjælp til at skifte til moderne systemer på samme tid. Det kan blive trangt i døren. Derfor er det smart at kontakte forskellige leverandører og deres partnere tidligt for at vurdere forskellige løsninger op imod hinanden. "

"I denne fase er det vigtigt at stille spørgsmål ved fordelene ved de forskellige systemer og sammenligne dem. Dette handler om bestillerkompetence, og et klart råd her er at have udarbejdet brugerscenarier, siger Frogner. " Han fortæller, at Amesto assisterer både små og store virksomheder med processen fra A til Z med gennemtestet metodik, tjeklister og rammer.

"Vi sørger for, at kundernes forretningskritiske processer bliver vedligeholdt og forbedret. At sørge for, at systemerne spiller sammen med brugerne og virksomheden er det, vi brænder for. Det er en forudsætning for at opnå gevinster og skabe konkurrencefordele. Netop dette med at kunderne skal være tilfredse indebærer, at vi er professionelle og stræber efter altid at være 100 procent ærlige. I nogle tilfælde betyder det, at vi siger nej til tilbud, hvis vi mener, at der er andre løsninger, der er bedre egnede", afslutter Frogner.

Kort opsummeret:

Gør et grundigt forarbejde, før du vælger et ERP-system. Tænk for eksempel over, hvad virksomhedens behov er i dag og i fremtiden. Hvilke arbejdsprocesser har i dag specialløsninger? Kan disse standardiseres eller automatiseres?
- Brugerscenarier kan være et nyttigt værktøj til at vælge det rigtige system, fordi det hjælper både dig og din migrationspartner med at forstå den nuværende situation og det ønskede resultat.
- Opret en projektgruppe for ændringen og vælg en projektleder, der føler ejerskab over processen.
- Allier dig med en solid og erfaren samarbejdspartner tidligt.
- I de fleste tilfælde bør virksomheder i dag vælge en skybaseret løsning, som for eksempel Business NXT. Det gør det muligt at tilpasse ERP-systemet med specialløsninger, der opfylder virksomhedens behov. Derudover vil systemer i skyen løbende blive opdateret og udviklet. Du får simpelthen et meget mere fleksibelt og fremtidsorienteret system, som i de fleste tilfælde også er mere omkostningseffektivt.
- Mange vælger at bruge standardfunktionalitet, før specialløsninger implementeres. Det er en god tilgang for mange.
- Selv flytningen af data fra et on-premise system til et skybaseret system er ofte en relativt enkel og hurtig proces. De store gevinster skabes gennem at omdefinere arbejdsprocesser for at udnytte kraften fra kunstig intelligens og automatisering.
- At sammenligne omkostningerne for skybaserede systemer direkte op imod traditionelle on-premise løsninger er som at sammenligne æbler og pærer. Her kan du lære mere om vigtige forskelle mellem teknologierne (PDF), og husk at gevinsterne, der skabes i skyen, bør medregnes i regnestykket.
- Amesto assisterer virksomheder med at skabe konkurrencefordele gennem at modernisere forretningssystemet. Vi har en gennemtestet metodik, tjeklister og rammer, der hjælper kunder med at lykkes.

SIMPLIFYING BUSINESS

Skal din virksomhed modernisere forretningssystemet?

Simplifying Business

Skab konkurrencefordele med forretningssystemer i skyen