Hvad koster det at implementere Visma.net?

At implementere ERP er en stor, strategisk og vigtig opgave, som medfører betydelige omkostninger for enhver virksomhed. Udfordringerne i processen er mange, og der er flere faktorer, der påvirker den samlede pris for projektet. Nogle aspekter er mere åbenlyse end andre og derfor nemmere at forberede sig på, mens andre er skjulte og mindre konkrete.

Men husk, at Visma.net ERP ikke kun er en omkostning, men også en investering i at forbedre effektiviteten, automatisere processer og styrke beslutningstagningen i din virksomhed. Din besparelse ved at undgå at ansætte folk til at tage sig af manuelle opgaver, der er overflødiggjort, bidrager til at tjene din ERP-investering hjem.

I denne artikel vil vi dykke ned i de primære direkte og indirekte omkostninger ved at implementere Visma.net ERP. Vi vil også give nogle generelle prisoverslag og konkrete eksempler for at give en bedre forståelse af, hvad det kan koste at implementere Visma.net ERP for en bestemt type virksomhed.

Forstå dine unikke forretningsbehov

Før du kan vurdere prisen på at implementere Visma.net ERP, skal du forstå dine egne forretningsbehov og mål.

• Hvad vil du opnå med implementeringen?
• Hvilke arbejdsprocesser skal det understøtte?
• Hvilke platforme og teknologier skal det integreres med?
• Hvilke processer skal automatiseres?

At have en klar forståelse af disse forhold vil hjælpe dig med at skræddersy Visma.net ERP til din virksomhed. Dit valg af ERP-system vil afhænge af kompleksiteten, skalerbarheden og fleksibiliteten, du har brug for. Forudsigelige omkostninger er også tæt knyttet til disse tre kategorier. Tilpasninger baseret på virksomhedens størrelse, position og sektor spiller også en rolle. Med Visma.net ERP's grundlæggende funktioner finder du løsninger, der fungerer for både SMV'er og større virksomheder.

De direkte omkostninger

1. Implementering

Den største omkostning ved at tage Visma.net ERP i brug er ofte implementeringen. Prisen for implementering kan variere baseret på virksomhedens størrelse, dens kompleksitet og behov, antallet af moduler du vil bruge, og hvilken leverandør du vælger.

Implementeringsomkostninger inkluderer typisk designworkshops for dine forskellige procesområder, konfiguration, dataoverførsel, uddannelse og eventuel integration med andre systemer/datakilder. Omkring 80% af Amestos kunder, der bruger Visma.net ERP, har en eller flere integrationer med andre systemer.

For mindre til mellemstore virksomheder vil prisen for implementering typisk ligge mellem 100-160.000 kr, men kan i nogle tilfælde være tættere på 400.000 kr eller mere, afhængigt af antallet af moduler (f.eks. Finans, Logistik, Projektregnskab) og hvor komplekse grunddata, bogføring og prissætnings-/leveringsmodeller virksomheden har.

2. Licens- og transaktionsomkostninger

En betydelig del af omkostningerne ved at implementere Visma.net ERP kommer fra licensomkostninger, der faktureres månedligt. Ligesom med implementeringen vil licensomkostningerne variere baseret på hvilke moduler og funktioner du vil have adgang til.

Licenspriserne for Visma.net ERP finder du her!

Derudover er der transaktionsomkostninger, som selvfølgelig afhænger af antallet af transaktioner virksomheden har i en given periode.

3. Integrationer med andre systemer

Det er meget almindeligt at have en eller flere integrationer til en moderne sky-løsning. Omkostningerne ved implementeringen og især projektets tidsplan påvirkes i høj grad af antallet af integrationer og kompleksiteten.

Mange systemer har standardintegrationer med Visma.net, hvilket betyder, at de allerede er udviklet og blot skal aktiveres/konfigureres. Den type integration kræver derfor ingen udviklingstid og kun lidt testning, medmindre man foretager væsentlige ændringer i standarden.

Andre typer integrationer er mere skræddersyet for at dække et eller flere specifikke procesbehov, eller hvor der ikke findes en passende standard. Disse integrationer kræver derfor meget mere tid til analyse, udvikling, dokumentation og test.

Det er afgørende at foretage en grundig analyse af din virksomheds specifikke behov og de tilgængelige standarder for at opfylde disse behov, før man begynder udrulningen af visma.net ERP. Den type analyse er en standard del af Amestos implementeringsmetode, og er nogle af de første arbejdsmøder, der holdes i projektets designfase.

4. Supportaftale

Mange tænker ikke over behovet for en supportaftale, før problemerne opstår. At have et stærkt supportteam ved din side, der hurtigt kan give support og hjælp, når noget går galt, er guld værd og bør ikke undervurderes. Supportaftaler faktureres typisk som et fast beløb pr. måned. Hvor stort beløbet afhænger af, hvor mange systemer aftalen dækker, hvor mange superbrugere man har, og hvor kompleks løsningen er. Typisk vil beløbet svare til 30-50% af den årlige licensomkostning.

De skjulte omkostninger

1. Tid og planlægning

Mange virksomheder undervurderer, hvor tidskrævende implementering af et nyt ERP kan være. Ikke kun skal systemet opsættes og integreres med alle de systemer, det skal samarbejde med, men undervisning, udarbejdelse af rutiner og strukturering af processer er også nødvendige for at gøre det til en velfungerende løsning. Alt det, og især den nødvendige planlægning, tager selvfølgelig tid. Den tid det tager at gennemføre hver del af planlægningen og implementeringen skalerer også med, hvor stort selskabet er, og hvor komplekst det er strukturmæssigt. For et gennemsnitligt tilfælde uden forsinkelser vil projektet tage cirka 2-6 måneder.

For at forebygge tidsmæssigt pres og et ufuldstændigt ERP-system, skal du planlægge grundigt, før du begynder på implementeringsprojektet. Det er også vigtigt, at du har realistiske forventninger og klare milepæle undervejs for kontinuerlig fremgang og opnåelse af mål.

2. Omstilling og modstand

Det er ikke usædvanligt, at medarbejdere tøver med at tage nye teknologier i brug. Mennesker er naturligvis skeptiske overfor forandring, og nogle mere end andre. Modstand mod forandringer kan medføre, at implementeringen tager længere tid, og du kan blive nødt til at ansætte dedikeret personale med den rette kompetence. Frygt kan også føre til forsinkelser og andre små forhindringer, der kan øge de samlede omkostninger. For at forhindre det er det vigtigt, at medarbejder og brugere kender fordelene ved den nye platform frem for gamle rutiner og processer. Et godt tip for at sikre ejerskab er god kommunikation og at inddrage dem, der vil blive brugere af systemet fra starten. Det sikrer, at de får mulighed for at udtrykke deres bekymringer og ønsker, snarere end at føle, at de bliver overset og udelukket fra processen.

3. Kompetence og uddannelse

Kompetencen hos den, der er hovedansvarlig for Visma.net ERP, er afgørende for, at implementeringen bliver en succes, og for at holde de samlede omkostninger nede. Uddannelse og kompetenceudvikling for slutbrugere af Visma.net ERP er også essentielt for at sikre høj effektivitet ved brug af den nye teknologi. Vi anbefaler at udpege en eller flere "Superbrugere" - personer, der er ansvarlige for at have tilstrækkelig viden om systemet til at give nødvendig bistand til andre brugere og formidle vigtig information ved behov. Afhængigt af virksomhedens størrelse og struktur kan det være en enkelt person, der har kendskab til alle dele af systemet, eller personer i hver relevant afdeling i virksomheden med særligt godt kendskab til den del, som afdelingen bruger.

PRISEKSEMPLER FRA TRE FORSKELLIGE VIRKSOMHEDER

Det er ofte svært at give et konkret svar på præcis, hvor meget det koster at implementere Visma.net ERP, da der er mange faktorer, der spiller ind. Vi vil derfor gøre opmærksom på, at de følgende eksempler er baseret på ca. tal og erfaringer og vil variere afhængigt af timepriser, faktiske tidskøn og specifikke licensbehov. Forhåbentlig giver eksemplerne dog et godt indblik i, hvad du bør forvente af omkostninger.

Virksomhed 1

Virksomhed 1 arbejder med teknologi og konsulentydelser, har 30-60 ansatte og er del af en lille koncern med et holdingselskab. Virksomhed 1 har kun brug for finansmodulet, behøver ingen integrationer og har et relativt enkelt regnskab.

Eftersom Virksomhed 1 kan følge danske standarder og kun har brug for lidt speciel logik eller integrationer i løsningen, kan de benytte sig af Amestos standard implementeringsmetodik, Amesto Essentials, og får derfor en kort og agil implementering. Deres samlede omkostning ender på 100.000 kr for implementering, 4.000 kr i månedlig licens, og 2.000 kr månedligt for support, plus transaktionsomkostninger for brug.

Virksomhed 2

Virksomhed 2 opererer inden for detailhandel, har over 80 ansatte og har behov for både finans samt lager- og logistikmodulet. Selskabet har en højere grad af kompleksitet og behov i sin forretning end Virksomhed 1, og behøver desuden integration med en webshop, et kassesystem, håndterminaler og en ekstern kort- og betalingsløsning. Det øger implementeringsomkostningerne og kompleksiteten.

Den samlede omkostning beløber sig til 275.000 kr for implementering (ekskl. integration), 9.000 kr i månedlig licens og 3.000 kr månedligt for support, plus transaktionsomkostninger for systemets anvendelse.

Virksomhed 3

Virksomhed 3 er et stort firma med over 200 ansatte, 8 forskellige driftsselskaber med forskellige forretningsområder og en høj grad af kompleksitet i strukturen. Virksomheden har kun brug for finansmodulet, men behøver både integrationer og komplekse datasynkroniseringer og konverteringer mellem forskellige systemer og sine egne selskaber. På grund af størrelsen og kompleksiteten får de væsentligt højere implementeringsomkostninger, fordi projektet kræver omfattende analyser, løsningsdesign, mødeaktivitet og flere generelle afklaringer. Det medfører, at det samlede billede, både med hensyn til projektets tidslinje og estimerede konsulenttimer, er mere omfattende sammenlignet med Virksomhed 1 og 2.

Firma 3 ender i alt på 900.000 kr. for implementering (inkl. integrationer) samt 11.000 kr. pr. måned for licens. Desuden er der en supportomkostning på 5.500 kr. månedligt, plus transaktionsomkostninger for anvendelsen af løsningen.

Hvis du ønsker mere præcise tal for dig og din virksomhed, anbefaler vi, at du tager en snak med os.

VI HJÆLPER DIG MED TCO OG IMPLEMENTERING

Når du vurderer omkostningerne ved at implementere Visma.net ERP, er det vigtigt at se på den samlede omkostning over tid (Total Cost of Ownership). At forstå TCO vil hjælpe dig med at oprette et realistisk budget for implementeringen af Visma.net ERP. Det er for resten godt at vide, at TCO for det meste altid vil være lavere for en skybaseret løsning (SaaS) end en lokalt installeret (OnPrem).

Vi håber, du har fået et bedre billede af omkostningerne vedrørende Visma.net ERP, og hvad du skal tage højde for, når du undersøger og planlægger videre. Har du spørgsmål om indholdet i denne artikel, ønsker tal, der er relevante for dit firma, eller har brug for hjælp til at komme i gang med implementeringen, opfordrer vi dig til at kontakte os.