Hvordan undgår du fem klassiske ERP-udfordringer?
At anskaffe et nyt ERP-system drejer sig ofte om at få en mere effektiv hverdag for de medarbejderne som skal arbejde i systemet, gerne gennem ændrede og optimerede arbejdsprocesser. Men mange ERP-projekter mislykkes, og virksomheden sidder tilbage med regningen og uden de forventede gode resultater.
Her er fem ting du bør være opmærksom på
1. STRATEGI
Hvor står I i dag – og hvor vil I gerne hen?
En implementering af nye forretningssystemer vil aldrig lykkes, hvis ikke ERP-projektet er bredt forankret i ledelsen og hos medarbejderene og det ikke er konkretiseret hvilke processer man ønsker at effektivisere.
Tænk jeres nuværende processer igennem og skab oversigt over de områder, hvor I taber værdifuld tid pga. unødvendig administration. Tænk også over hvilke ændringer et nyt ERP-system vil medføre – både for den enkelte ansatte og virksomheden som helhed.
Ændring skabes ikke af systemet i sig selv - det muliggør bare omstillingen.
2. PROJEKTGRUPPE
Høj brugerinvolvering giver det bedste resultat!
Ofte mærkes ændringer mest af de, som er længst væk fra beslutningerne. Opret derfor en projektgruppe med bred repræsentation i virksomheden, så man kan skabe forståelse for, hvorfor ændringerne er nødvendige, og at man ikke overser væsentlige behov hos de, som skal bruge systemet i det daglige. Det vil også forbedre intern kommunikation gennem hele processen, åbne for indspil og holde de ansatte orienteret om ændringerne som kommer.
Forventningsafstemning er et vigtigt skridt på vejen mod at systemet bliver taget i brug når den tid kommer – en forudsætning for at implementeringen bliver vellykket den dag systemet rulles ud.
3. VALG AF SYSTEM
Find et system og en leverandør som passer til jeres behov.
Når I har lagt en klar strategi for, hvilke resultater I ønsker at opnå med et ERP-system, er det vigtigt at målene tages med videre ind i næste del af processen.
I stedet for at vælge et vilkårligt system som I tilfældigvis har hørt om, anbefaler vi at I gør et grundigt forarbejde. og stiller spørgsmål som: Hvad bruger andre i branchen? Hvad har andre opnået af resultater med systemet? Er systemet tilpasser jres lokale marked?
Når i har udset hvilke(t) system som kunne være interessant, bør I tage kontakt med to-tre leverandører, som kan give jer en demonstration af ERP-systemet. Husk at være tydelige på budget og tilgængelige ressourcer for gennemførslen. Husk også at have egne resultatmål i baghovedet gennem hele processen! Det er vigtigt at den samarbejdspartner som I vælger, forstår jeres behov, da I kommer til at arbejde tæt sammen om at få projektet til at lykkes.
4. INTEGRATIONSMULIGHEDER
Et system med mange integrationsmuligheder giver større frihed på længere sigt.
Jo færre specialtilpasninger I har brug for, desto smidigere vil implementeringen blive. Men selvom ERP-systemet vil erstatte en del tidkrævende processer, betyder det ikke nødvendigvis at al eksisterende software forsvinder. For at optimere arbejdsprocessen må I derfor undersøge hvilke muligheder systemet har for at "snakke sammen med" tredjepartsløsninger, og hvor tunge og tidskrævende integrationerne vil være.
Spørg leverandøren om de har erfaring med lignende ændringsprocesser, og få et realistisk billede af, hvor meget ekstern støtte der antages at blive behov for. En lav tærskel for at I selv kan foretage ændringer i systemet vil være både omkostningsbesparende og mere effektivt.
5. TÆNK LANGSIGTET
Jeres behov vil helt sikkert ændre sig over tid!
Selv om I ønsker et ERP-system til at løse de udfordringer som I oplever her og nu, er ændringer en kontinuerlig process. Det er vigtigt at i vælger et system som kan skaleres efterhånden som jeres behov ændrer sig.
Anskaffelse af et ERP-system er kun et skridt på vejen mod fremtidig vækst – og systemet skal kunne vokse sammen med jer når I udvikler virksomheden. Amesto Solutions leverer ERP-systemer tilpasset både små og store virksomheder.
Vil du have mere information om hvad der vil passe til jer?
