Vælg det rigtige ERP-system

18-punkts tjekliste for at vælge

ERP-system til din virksomhed

18-punkts tjekliste for at vælge

ERP-system til din virksomhed

22
okt

22. oktober 2019

Det kan være kompliceret at vælge det rigtige ERP-system og den rigtige leverandør. Så før du går i gang er det værd at bruge lidt tid på at foretage en grundig forretningsanalyse samt at vurdere nedenstående punkter i forhold til leverandør, system og team.

Teamet

1) Sammensæt et ERP-team. Vælg nøglepersoner fra berørte forretningsenheder i din virksomhed, samt en projektleder som sikrer kommunikationen mellem ERP-teamet og andre interessenter. Teamet skal kunne se vigtigheden af projektet og være villige til at dedikere den nødvendige tid til opfølgning.

2) Lej en ekstern rådgivende ERP-konsulent. Så sikrer du, at du får en konsulent som har hele selskabets bedste som motivation og samtidig kan se tingene fra et nyt perspektiv.

3) Involvér slutbrugerne fra start. Involvér mindst én person fra hver af de berørte afdelinger helt fra begyndelsen af projektet. Samtidigt med at sikre buy-in vil disse også have klare idéer om processer, systembehov og brugervenlighed.

 

Forretningsanalyse

4) Analysér processerne og planlæg til vækst. Identificér flaskehalse og manuelle processer. Automatisering af disse muliggør vækst uden samtidigt at øge omkostningerne. Lad disse kriterier være vigtigst, og sørg for at de ikke drukner i detaljerede kravspecifikationer.

5) Identificér selskabets unikke fordele, og sørg for at ERP-systemet du vælger, bedst muligt varetager disse.

6) Kortlæg hvilke systemer som skal køre parallelt. Sikr dig, at de kan integreres med ERP-løsningen.

7) Identificér fremtidige behov/krav. Det er en tung og kostbar proces at skifte ERP-leverandør. Sørg derfor at kortlægge dine fremtidige behov for at sikre, at du vælger en langsigtet leverandør.

8) Det rigtige antal brugere. Husk at antal ansatte ikke er det samme som antal brugere. Lav en vurdering af, hvor mange, der vil have brug for systemet samtidigt. Dette har direkte indflydelse på prisen, og du kan spare meget ved at vælge rigtigt her.

 

Vurdering af leverandør/system

9) Vælg nogle få leverandører, du stoler på. Sørg for at gennemgå hele processen med dem. En vellykket implementering er vigtigere end et system som leverer mange unødvendige funktionaliteter. Bed om at få indsigt i leverandørens tidligere ERP-implementeringer.

10) Vælg en leverandør som investerer i ny teknologi. Seriøse leverandører satser nu på cloud-baserede ERP-systemer, så pas på leverandører som forsøger at overbevise dig om, at et lokalt baseret ERP-system er det bedste. Vurdér leverandøren i forhold til fremtidige opdateringer som er vigtige for din virksomhed.

11) Vurdér behovet for realtidsinformation. Sørg for at vælge et system som kan hente og konsolidere data i realtid, specielt hvis det er kritisk for din drift.

12) Sikr at systemet er tilpasset lovgivningen. Systemet skal være tilpasset og følge lokal lovgivning, f.eks. GDPR. Dette gælder for alle virksomhedens afdelinger og kontorer.

13) Tænk enkelhed og brugervenlighed. Sørg for at brugerfladen i systemet er forståelig, og det er en fordel, hvis systemet kan bruges af en uerfaren operatør.

14) Sammenlign priser for sammenlignelige systemer. Der er stor forskel i systemernes kompleksitet og dermed også stor forskel i pris.

15) Tænk datasikkerhed og risikoprofil. Sørg for at leverandøren passer til dit selskabs risikoprofil, og vurdér risikoen for tab og misbrug af data.

16) Vælg et system som tillader mobil funktionalitet. Valg af systemer som kun kan bruges mobilt via tredjepartsløsninger, vil over tid påvirke bundlinjen negativt.

17) Vælg leverandør baseret på fleksibilitet. Sørg for, at du får den fleksibilitet du har brug for, snarere end at du lader leverandøren med mest funktionalitet vinde. Det vil du vinde på over tid, hvis systemet skal tilpasses ændringer i dine processer.

18) Udnyt demoerne. Du skal ikke lade dig narre af fancy præsentationer af unyttig funktionalitet. Hav en åben diskussion med leverandøren, og sørg for at funktioner som er kritiske for dig bliver demonstreret.