Løsningen til at digitalisere din rejseregning
En kollega spurgte mig i sidste uge: "Hvordan skriver du egentlig blogs, når du ikke kender lige så meget til IT-systemer som en konsulent?" dertil kunne jeg kun svare: "Kernen i det Amesto tilbyder er indsigt og digitalisering. Og begge disse områder påvirker alle professionelle roller i dag”.
Det er nemt at blive fanget af ideen om, at moderne ERP-systemer kun er en sag for økonomidirektøren. Men lad os holde fast i tanken omkring digitalisering, og se på, hvordan mulighederne for forenklede processer, når det kommer til rejseafregning, påvirker alle medarbejdere og alle ledere.
Forestil dig dig selv i en mellemstor virksomhed med 500 ansatte. Hvor hver medarbejdere har 4 arbejdsrelaterede rejser om året. Der vil dermed umiddelbart være 2.000 kvitteringer, der skal registreres og gemmes og yderligere 2.000, hvis medarbejderne også spiser et måltid eller får en kop kaffe på turen. Glem ikke også, at der skal holdes godt fat i kvitteringerne – forsvinder de, er der ingen penge.
Herefter skal medarbejderen udfylde en rejseregning i et semi-manuelt computersystem. Udskrive papiret og hæfte kvitteringen på papiret. Så går det til lederen, der skal attestere alle disse papirer. Og det slutter ikke der, for når rejseafregningen er godkend, skal den videre til lønkontoret – ellers kommer der heller ikke penge.
Nu nikker du sikkert genkendende. For ovenstående lyder formentlig bekendt?
NÅR TING ER LIDT LETTERE
Hvis min kollega i stedet havde spurgt mig: "Hvad ved du om rejseafregning?". Så kunne jeg med hånden på hjertet have svaret "rigtig meget" . Jeg ved, at min hverdag er meget nemmere, hvis der er mulighed for, at jeg kan fotografere kvitteringer og indsende rejseafregningen digitalt. Så skal jeg fx. ikke bekymre mig om at holde styr på en kvittering eller have brug for adgang til en printer for at printe en udgiftsrapport.
Min chef har også nemmere ved digital ledelse. Han modtager en notifikation på sin mobil og kan godkende min rejseregning med et tryk på en knap. Samme tryk på en knap sender rejseregningen direkte til lønkontoret. Hele kæden er 2 minutter lang. Og det sker gennem en app.
Valget af ERP-system er derfor ikke noget, der kun påvirker økonomichefen og dennes medarbejdere. Det påvirker hele virksomheden. Ved at digitalisere processen for håndtering af fx. rejseregninger registreres virksomhedens udgifter også i det korrekte kvartal og i det korrekte regnskabsår. Noget der ellers ikke er en selvfølge, da mange støt og roligt øger bunken af kvitteringer på skrivebordet i afventning af "en senere mulighed".
Jeg er ikke it-konsulent, men vi kan alle nyde godt af, at digitaliseringen er her!
Lad Amesto Solutions hjælpe dig med at finde ud af, hvad netop din virksomhed har brug for. Som specialister i IT-systemer har vi svarene på dine spørgsmål. Og kan finde løsningen på elefanten i din udgiftsstyring.
